Kompletný návod ako zorganizovať úspešné podujatie

„Šťastie praje pripraveným” platí pri organizácii podujatia dvojnásobne, a to nielen z pohľadu potenciálnych rizík a zlyhaní, ale aj všetkých benefitov, ktoré nám môže úspešné podujatie priniesť. Podujatia sú skvelou príležitosťou pre upevnenie vzťahu s vašimi zákazníkmi a fanúšikmi, predstavenie vašej značky, získanie užitočnej spätnej väzby, dát a mnoho ďalšieho.

Práve preto vám prinášame tento komplexný článok, ktorý vás organizáciou podujatia bude sprevádzať od jeho začiatku, až po koniec. Na jeho konci nájdete ako bonus aj odkazy na niekoľko aplikácií a technologických tipov, ktoré vám pomôžu pri organizácii a spestria samotný event.

Prečítanie článku trvá približne 30 minút, ak vás však zaujímajú iba konkrétne časti alebo sa k nim budete chcieť neskôr vrátiť, tu je celkový prehľad článku, ktorý je rozdelený do troch hlavných častí:

1. Pred eventom - ako začať a na čo sa pripraviť?

1.1 Skôr než začnete, ujasnite si cieľ eventu
1.2 Vyberte vhodný formát
1.3 Nalaďte správny tón eventu
1.4 Zvoľte ten najlepší termín - a včas
1.5 Výber lokality a priestoru
1.6 Príprava rozpočtu a časového harmonogramu
1.7 Na čo myslieť pri občerstvení?
1.8 Pripravte sa na to najhoršie
1.9 Dajte o svojom evente všetkým vedieť

2. Počas eventu - na čo si dať pozor a ako na zbieranie dát?

2.1 Starostlivosť o návštevníkov a hostí
2.2 Reklamné aktivity počas eventu

3. Po evente - na čo nezabudnúť po závere podujatia?

3.1 V prvom rade sa všetkým poďakujte
3.2 Reporty a výstupy z eventu
3.3 Poskytnite spätnú väzbu
3.4 Udržiavajte kontakt
3.5 Oddýchnite si a uvoľnite sa

4. Bonus na záver

4.1 Aplikácie, ktoré sa hodia pri organizácii eventu
4.2 Tech tipy

Toľko k úvodu a keďže nás čaká ešte množstvo práce, pustime sa do toho.

1. Pred eventom

Každý event je jedinečný a špecifický vo viacerých smeroch, začínajúc samotnými organizátormi a účastníkmi, účelom a formátom podujatia, až samotným výsledkom. Nakoľko v tomto článku ide o kompletný návod pre úspešnú organizáciu akéhokoľvek podujatia, budeme v ňom uvádzať aj konkrétne príklady.

1.1 Skôr než začnete, ujasnite si cieľ eventu

Vraví sa, že až keď si vieme podrobne predstaviť cieľ, nájdeme aj cestu k nemu. I keď sa nám môže často zdať, že taká triviálna vec, akou je účel, za ktorým podujatie organizujeme, nám je úplne jasná, je skutočne podstatné si na začiatok sadnúť k papieru alebo počítaču a vyjadriť tento cieľ niekoľkými jednoduchými vetami.

Ak je vás pri organizácii udalosti viac, je veľmi dôležité, aby sa tohto jednoduchého kroku zúčastnili aj ostatní, prípadne aby ste im ho neskôr stručne a jasne odkomunikovali. Aj to je jedným z dôvodov, prečo je vhodné mať účel podujatia ujasnený a zapísaný. Pomôže vám to udržiavať smer počas celej organizácie, kedy sa budete zaoberať množstvom vecí, pri ktorých by ste mohli zabudnúť na to najpodstatnejšie.

Tento krok je tiež veľmi dôležitý z pohľadu marketingu a propagácie, pretože podobne ako napríklad pri predaji produktov a služieb, nechcete pri otázke „O aký event sa jedná?” koktať, dlho premýšľať a nakoniec svojho potenciálneho návštevníka úplne odradiť a zbaviť akéhokoľvek záujmu po niekoľko minútovom chaotickom vysvetľovaní.

Takýto súhrn nájde svoje využitie aj pri samotnej propagácii, kedy potrebujete zaujať behom krátkeho času. Skúste to napríklad takto:

„Cieľom tohto podujatia je nenásilnou formou predstaviť služby našej spoločnosti a posilniť vzťahy s už existujúcimi zákazníkmi. To plánujeme dosiahnuť sériov krátkych prednášok na danú tému od našich zamestnancov a hostí, po ktorých si budú môcť konkrétny produkt vyskúšať na vlastnej koži, prípadne sa priamo informovať a pýtať.”

Pomôžu vám tieto otázky:

1.2 Vyberte vhodný formát

Vyzbrojení čerstvo pripraveným, stručným a jasným cieľom vášho podujatia môžete prejsť ku kladeniu jeho prvých stavebných kameňov. Formát eventu môže byť v niektorých prípadoch úplne jasný už od prvého momentu, teda pokiaľ sa jedná o dobrodružný teambuilding na raftoch alebo degustáciu vín, nie je nad čím príliš premýšľať.

Ak však má vaše podujatie návštevníkom aj niečo odovzdať a naučiť ich, možností je hneď niekoľko. Dôležitá je, samozrejme, aj vaša cieľová skupina, ale kto to je a čo od vás očakáva by vám malo byť v tomto momente už jasné a odkomunikované so spoluorganizátormi na 100 %.

Formát je tiež priamo závislý od toho, či a do akej miery chcete priamo zapojiť našich návštevníkov.

Z akých formátov vyberať?

Častou súčasťou množstva podujatí je práve odovzdávanie a výmena informácii, či už sa jedná o prednášky na rôzne témy alebo predstavenie konkrétneho produktu, prípadne spoločnosti. Rozsah a zámer tohto článku nám, žiaľ, nedovoľuje príliš sa zaoberať tým, ako prísť s kvalitnou prezentáciou. Skúste však zabudnúť na príliš dlhé, nezaujímavé a nesúvisiace prezentácie plné desiatok slide-ov.

Pripomíname, že pozornosť je vzácna a je náročné si ju udržať. K tomu vám pomôže častejšia zmena témy, kratšia dĺžka prezentácií (určite poznáte úspešný formát TED prezentácií, ktoré majú 10 až 20 minút) a interakcia s publikom vo forme otázok a konkrétnych príkladov.

Kongres alebo konferencia?

Aký je medzi nimi vlastne rozdiel? Podľa medzinárodnej kongresovej asociácie ICCA je kongres pravidelným stretnutím niekoľko stoviek až tisícok ľudí z rovnakej profesionálnej, kultúrnej alebo inej skupiny. Často trvá niekoľko dní a venuje sa konkrétnej téme, ktorá sa môže opakovať po niekoľko rokov.

V prípade konferencie ide spravidla o menší formát, kedy sa vo forme prednášok a diskusií môžeme venovať viacerým témam z danej oblasti.

Krátke a bleskové prezentácie

Ako sme už spomínali, podľa prieskumov svoju pozornosť strácame pomerne rýchlo (po 20 minútach ju už takmer nemáme), preto ak aj potrebujete viac času na jednu prezentáciu, skúste ju aspoň rozdeliť do niekoľkých menších častí. Zvýšite tým šancu na to, že si z nej vaši poslucháči aj niečo odnesú.

Ak sa vám predstava krátkych prezentácií páči, môžete to posunúť ešte viac - v roku 2003 prišli v Tokiu s konceptom bleskových prezentácií, tkzv. Pecha Kucha. Tie majú presne 6 minút a 40 sekúnd, počas ktorých sa odprezentuje 20 obrázkov po 20 sekúnd. To ale vyžaduje skutočne dobrý time management.

Opýtajte sa ma čokoľvek (Ask me anything)

Každá prezentácia by mala poskytnúť priestor aspoň na niekoľko otázok, no môžete ju na nich aj postaviť celú. Tento formát je veľmi interaktívny s publikom, navyše máte istotu, že hovoríte o niečom, čo poslucháčov skutočne zaujíma. Tiež pomôže predísť zdĺhavým a nudným monológom a podrží menej skúseného rečníka.

Diskusie

Diskusie sú ďalším spôsobom, ako zapojiť publikum a získať od neho prípadnú spätnú väzbu. Diskusia môže prebiehať medzi dvoma alebo viacerými účastníkmi, za alebo bez prítomnosti moderátora. Obľúbené je aj rozdelenie všetkých účastníkov do niekoľkých skupín.

Ďalším formátom pre skúsenejších rečníkov je Oxfordská debata (Oxford-style debate). Tu je na začiatku predstavené kontroverzné stanovisko, ku ktorému následne každá diskutujúca strana predstaví svoje argumenty. Potom sa snaží vyvrátiť argumenty toho druhého. O výsledku môže rozhodnúť porota alebo samotní poslucháči prostredníctvom hlasovania.

Projektové maratóny a hackatony

Ľudia pracujúci v oblasti IT dobre poznajú koncept tzv. hackatonov. Tie štandardne trvajú niekoľko hodín denne alebo aj celý víkend. Hlavnou myšlienkou je vyjsť z každodennej rutiny a v niekoľkých tímoch pracovať na vlastnom inovatívnom projekte. Vyhrá ten najlepší. Môže ísť o internú súťaž alebo verejný event, vďaka ktorému môžete nájsť napríklad nových kolegov, či obchodných partnerov.

Workshopy a školenia

Workshopom a školeniam sa počas svojho života asi nevyhne nikto. A prečo by aj? Interné workshopy sú výborným benefitom pre zamestnancov a príležitosťou naučiť sa vo svojej praxi niečo nové. Ak ich organizujete pre širokú verejnosť, jedná sa o silný marketingový nástroj, ktorý dnes už využíva množstvo spoločností.

Pri dlhších školeniach je nevyhnutné zabezpečiť dostatok čerstvého vzduchu v miestnosti, prestávky a občerstvenie. Pri niektorých workshopoch býva zvykom, že školitelia svojich účastníkov pozvú aj na obed, čo je naozaj pridaná hodnota, ktorú si môžete pripočítať do nákladov.

Ostatné formáty a ich kombinácia

Doteraz sme spomínali najmä prezentácie, no súčasťou podujatia, prípadne jeho jediným zámerom, môžu nepochybne byť aj akcie, akými sú napríklad večierky, plesy, teambuildingy, degustácie, koncerty, slávnostné otvorenie, tlačové konferencie, banket a všetky ostatné, ktoré vyhovujú vášmu zámeru a požiadavkám.

1.3 Nalaďte správny tón eventu

Tónom myslíme akéhosi „ducha” eventu, ktorý podobne ako účel spája celú udalosť pod jeden tematický celok. V prípade večierku si môžete napríklad predstaviť „mexickú noc”, ktorá určuje výber hudby, výzdoby a občerstvenia.

V prípade odborných prezentácií, ale aj ďalších formátov, je toto priestor na to, aby ste si určili tón a štýl vašej komunikácie, ktorý by ste mali prispôsobiť účelu a návštevníkom. Pokúste sa nájsť spôsob, akým dáte svojim návštevníkom pocítiť, že vám na nich záleží a že si vážite ich prítomnosť.

1.4 Zvoľte ten najlepší termín - a včas

Výber vhodného dátumu vášho podujatia je naozaj dôležitý a zároveň trochu nebezpečný. Nevhodne zvoleným dátumom si totiž môžete sami na seba upliesť bič, a to poriadny.

Často by sme chceli termíny udalostí prispôsobovať externým okolnostiam, akými sú napríklad obdobia v roku (vianočné sviatky, koniec roka, prázdniny, …), prípadne požiadavkám našich návštevníkov, čo nie je vôbec zlé, najmä ak máme dostatok času všetko pripraviť. A práve na to treba najviac myslieť.

Ešte predtým, než verejne a záväzne oznámite termín vašej udalosti, potrebujete dôkladne zvážiť čas celkovej prípravy, vrátane prípadného dodania techniky, občerstvenia a propagačných materiálov, či darčekov. Tiež neuškodí menší prieskum, pri ktorom preveríte, či sa v danom čase nekoná v blízkosti podobné podujatie, čo by mohlo mať za následok menší počet návštevníkov.

Aj spomínané obdobie v roku môže byť nečakanou prekážkou pre vašu cieľovú skupinu, kedy sú napríklad všetci odcestovaní alebo trávia čas s deťmi počas ich prázdnin. Ideálne je nechať si na samotnú organizáciu aj dostatočnú časovú rezervu, prípadne si pripraviť alternatívny termín.

1.5 Výber lokality a priestoru

Keď uvažujete nad výberom konkrétneho mesta, v ktorom sa bude vaše podujatie organizovať, aj tu je dôležité počúvať svoju cieľovú skupinu. Neuškodí ani malý prieskum. Hlasovanie však už nie je vo väčšine prípadov vhodné, najmä pokiaľ nemáte dostatočné množstvo hlasujúcich a možnosť zorganizovať event aj v ďalších mestách, ktoré sa v hlasovaní ocitli na popredných miestach.

Mnoho návštevníkov je ochotných za podujatím cestovať aj na kraj sveta, no nie vždy je dobré sa na to spoliehať. Môžete to poňať ako výzvu, kedy zorganizujete ten najlepší event, za ktorým budú všetci radi chodiť, nech už je kdekoľvek. Najmä ak organizujete svoj prvý event je potrebné mať istotu v tom, že naň niekto príde.

Pokiaľ ide o samotný priestor, ten musí vyhovovať všetkým požiadavkám konkrétneho podujatia. Priestor by nemal byť len dostatočne priestranný, presvetlený, vybavený, ale aj vhodne rozložený, s dostatkom parkovacích miest a jednoduchou dostupnosťou verejnej dopravy.

Všetci návštevníci, obzvlášť tí menej dochvíľni, určite veľmi ocenia, ak je dané miesto možné jednoducho nájsť bez zbytočných komplikácií. Pre niektorý event je vhodnejšie centrum mesta, pre iný zas hotel v horách, v každom prípade však potrebujete istotu v tom, že tam všetci bez problémov trafia - preto im včas upresnite miesto a všetky možnosti dopravy. Neurazia ani orientačné body v blízkosti a dostupnosť na telefóne.

Pomôžu vám tieto otázky:

1.6 Príprava rozpočtu a časového harmonogramu

Niekedy máme rozpočet na podujatie vopred a fixne určený, v takom prípade sa doň, samozrejme, potrebujeme zmestiť. Aj tu však platí, že menšiu rezervu na nečakané výdavky môžete neskôr veľmi oceniť.

Ak ste flexibilnejší, môžete k vášmu eventovému budgetu pristúpiť viacerými spôsobmi. Môžete si napríklad vytvoriť rozsah „od-do” a postupne ho počas prípravy a organizácie zužovať na konkrétnu sumu, podľa toho, aké záväzné čiastky vám pribúdajú do nákladov. Tento spôsob je vhodnejší najmä ak chcete ušetriť na tých správnych miestach - často sa stáva, že na úkor návštevníkov a samotného podujatia znižujeme financie tam, kde sa to ešte v danom termíne pri fixnom budgete dá.

Aké náklady môžete očakávať?

Samotné náklady na event sú veľmi individuálne, ale pre prehľad, na čo sa môžete pripraviť, predstavíme niektoré z nich:

V niektorých prípadoch môžete event financovať, okrem predaja vstupeniek, aj prostredníctvom sponzora, verejných dotácií a fondov.

TIP: Oslovením dobrovoľníkov, napríklad výmenou za účasť, môžete získať efektívnu pomoc a ušetriť tým na nákladoch.

Pokiaľ ide o samotné načasovanie podujatia a jeho rozdelenie do menších celkov, tu treba myslieť najmä na dostatočný časový priestor medzi jednotlivými celkami - majú návštevníci dostatok prestávok pre toalety a občerstvenie, aby zbytočne nerušili? Koľko času trvá prípadný presun na iné miesto alebo striedanie našich hostí na pódiu?

1.7 Na čo myslieť pri občerstvení?

V závislosti od zvoleného priestoru môžete občerstvenie zvyčajne zaobstarať od prenajímateľa alebo tretej strany. Ak ide o verejné podujatie, v prípade kontroly musíte ako firma preukázať pôvod občerstvenia, a to, pochopiteľne, výlučne od niekoho, kto má na prípravu jedla povolenie. Teda zamestnancom na rannom workshope môžete natrieť chlebíčky, klientom už radšej nie.

TIP: Aj keď ste pre svoj event zvolili priestor, v ktorom sa nenachádza kuchyňa, určite sa nezabudnite opýtať na možnosť občerstvenia. Zvyčajne vám ho vedia sprostredkovať od svojich partnerov, čo vám ušetrí množstvo starosti a pravdepodobne aj peniaze.

Ďalšou kľúčovou súčasťou občerstvenia na úspešnom podujatí je jeho pestrosť. Myslite na to, že mnoho ľudí má odlišnú diétu a práve tí vedia najviac oceniť, ak si namiesto hladovania nájdu aj niečo dobré pod zub. Základom sú vegetariánske a vegánske možnosti, celiatikov poteší bezlepková strava.

A čo alkohol? Tomu sa na žiadnom dobrom networkingovom evente nevyhnete a výber je prakticky na vás, len pozor na prelievanie lacného vína od suseda do lepších fliaš. Niektorí fanúšikovia vína ho rozpoznajú už podľa vône a ak odhalia podobný pokus o ušetrenie, ide o skutočné faux pas. Dostatok vody a nealkoholických nápojov je samozrejmosť.

1.8 Pripravte sa na to najhoršie

Stalo sa vám to už niekedy? Sedíte na pútavej prezentácii a tá sa odrazu vypne. Nasleduje niekoľko minút nervózneho pobehovania organizátorov, ktorí sa zúfalo snažia nájsť a vyriešiť technický problém. Podobné nešťastia, žiaľ, skutočne zanechávajú negatívnu emóciu a pôsobia neprofesionálne.

Niektorým problémom sa nebude možné vždy vyhnúť, no väčšine z nej môžete jednoducho predísť poctivou prípravou. Majte k dispozícii viac počítačov, ideálne s rôznymi operačnými systémami (Windows, macOS) a dostatkom redukcií pre prípadné nekompatibility. Niekoľkokrát si v dostatočnom predstihu všetko vyskúšajte priamo na mieste.

TIP: S výpadkom elektriny, žiaľ, veľa nespravíte a príprava naň môže byť náročná nielen finančne. Nezabudnite sa však informovať u svojho mobilného operátora ohľadom množstva a čerpania dát - vytvorením vlastnej wifi siete výpadok hravo prežijete.

Niekedy sa tiež môže stať, že vám vypadne človek alebo na poslednú chvíľu zlyhá dodávateľ - majte vždy pripravený plán B a telefónne čísla na náhradníkov, ktorí sa v prípade potreby vedia ihneď dostaviť a pomôcť.

1.9 Dajte o svojom evente všetkým vedieť

Samotná propagácia eventu je nepochybne jednou z tých najdôležitejší súčastí jeho organizácie a zaslúžila by si samotný článok, ak nie knihu. V tejto časti však zhrnieme tie najdôležitejšie tipy pre čo najväčšiu návštevnosť.

1.9.1 Štandardné možnosti propagácie na internete

Najprv si prejdeme tie najbežnejšie, najdostupnejšie a niekedy aj platené možnosti:

Facebook

Vytvorenie udalosti na Facebooku je dostupnou a účinnou formou, ak nie už povinnosťou, zdieľania vášho podujatia. Facebook túto časť prehľadne upravil a tak si môžu všetci návštevníci podľa rôznych filtrov jednoducho pozrieť aktuálne udalosti v okolí. Nezabudnite na všetky potrebné a funkčné odkazy v popise (adresa, lístky, webstránka, … ) a prípadne aj anglický alebo iný preklad.

Google

Platená reklama na Google a iných miestach môže byť nákladná, ak teda nie ste v tejto oblasti doma, pokojne jej nastavenie nechajte na odborníkov, aby ste maximalizovali pomer cena - výkon.

Newsletter

Ak už máte vytvorenú databázu emailových kontaktov alebo zasielate pravidelný newsletter, upozornite svojich návštevníkov aj touto formou a pokojne aj niekoľkokrát - začnite ľahkým “teaserom” (upútaním pozornosti) a postupne v emailoch odhalujte nové informácie, kým príde celkové zhrnutie. Ale opatrne, ideálne ak informácie o evente pripojíte k ďalšiemu obsahu v emaily, nikto nemá rád spam.

Sociálne siete

Využitie sociálnych sietí závisí vo veľkej miere od vašej aktuálnej situácie, a teda toho, ktoré kanály už používate a máte osvedčené pre ostatné marketingové aktivity. Ak vám v rozpočte ostane priestor a máte chuť na experimenty, pokojne si zvoľte aj túto možnosť. Twitter, Instagram, LinkedIn, Telegram, Youtube, Pinterest a ďalšie vás môžu milo prekvapiť.

Ďalšie možnosti

Ak vám ešte ostáva rozpočet, môžete využiť aj reklamný priestor na iných webových stránkach, v tlačených magazínoch a novinách, prípadne billboardy, to sa však zvyčajne týka väčších podujatí a niekedy pri tom miniete viac energie a peňazí, než vám z toho príde návštevníkov. Zabudnite, prosím, na roznos letákov do schránok, avšak naopak, personifikovanú a pekne vytlačenú pozvánku je ťažké odmietnuť.

TIP: Pri pozvánkach je tiež zvykom uviesť na ich konci inštrukcie pre potvrdenie účasti.

1.9.2 Ako prilákať návštevníkov efektívne a zadarmo?

Ohľadom doposiaľ spomínaných možností propagácie podujatia existuje množstvo odborných štúdií a článkov, tiež sa im venuje veľa odborníkov, ktorí vám radi pomôžu, či poradia. Teraz sa však pozrieme na to, ako šikovne a účinne privábiť ďalších návštevníkov.

Pozvite známe osobnosti a influencerov

Známe mená sú pre viacero ľudí jedným z tých najväčších dôvodov, prečo na daný event prísť. Či už vám tam niečo porozprávajú, zaspievajú alebo zahrajú, určite o tom budú informovať svoju širokú základňu fanúšikov. Pokiaľ ide o neziskovú udalosť alebo všeobecne prospešný zámer, často radi prídu zadarmo, respektíve za cestovné náklady, občerstvenie, produkt a podobne. Nezabudnite ani na osobnosti zo zahraničia.

Oslovte médiá

V niektorých prípadoch môžete pre rozšírenie správy o svojom podujatí využiť aj médiá, a to úplne zadarmo. Skúste pripraviť tlačovú správu a krátke príspevky pre známe médiá a blogy, ak je to potrebné, môžete im napríklad ponúknuť účasť zadarmo, čím získate aj po-eventový marketing, alebo si s nimi vymeňte hosťovské články, či propagáciu na sociálnych sieťach.

Skúste Guerilla Marketing

Guerilla Marketing je reklamná stratégia, kedy zvyčajne využívate verejné priestory a s minimálnymi výdavkami na seba upútate pozornosť niečím šokujúcim, kontroverzným, zaujímavým a podobne. Časté sú napríklad nápisy na chodníkoch (môžete využiť aj tzv. hashtagy) a nezvyčajné inštalácie alebo umiestnenie predmetov na verejnosti (možno si spomínate na deky v bratislavskej MHD).

Zvýhodnite ponuku

Svojich návštevníkov môžete motivovať k tomu, aby pozvali aj svojich známych, a to tým, že im za to dáte niečo navyše - napríklad zľavu na vstupné. Ďalším spôsobom je aj postupné navyšovanie ceny s blížiacim sa termínom. Získate tak užitočný predčasný prehľad o účasti.

Oslovte svoju komunitu

Postupné a pravidelné budovanie svojej komunity, ktorej budete venovať pozornosť, je efektívnym marketingovým nástrojom samo o sebe. Okrem podujatí k tomu môžete využiť svoj blog alebo skupiny na sociálnych sieťach.

Ďalší partneri

V neposlednom rade by sa nemalo zabudnúť ani na rôznych partnerov, ktorým o vašej udalosti môžeme dať vedieť - tí tak môžu prísť predstaviť svoju činnosť, čím napríklad získate občerstvenie a oni reklamu.

TIP: Často je veľmi efektívne aj osobné oslovenie svojho okolia a blízkych, prípadne ich môžete požiadať o zdieľanie eventu.

2. Počas eventu

V tomto momente by ste už mali mať zrozumiteľne a stručne stanovený účel podujatia, formát podujatia, tón a štýl komunikácie, vhodne zvolený termín, lokalitu a priestor, máte pripravený rozpočet, časový harmonogram a rozdelené úlohy, zabezpečené občerstvenie a kým o vašom evente už všetci vedia, vy ste pripravení na tie najhoršie situácie. Udalosť sa môže začať.

2.1 Starostlivosť o návštevníkov a hostí

Skúste sa pred a počas podujatia vžiť do kože návštevníka a zamyslite sa nad otázkami ako:

Ak na svojom evente máte aj hosťovských spíkrov, školiteľov, umelcov, partnerov a podobne, zabezpečte im všetko, čo potrebujú a pokiaľ na to máte možnosti, venujte im svoj čas, prípadne zabezpečte človeka, ktorý sa o nich bude po celý čas starať. Nemali by ste zabudnúť ani na ďalší personál, ktorý vám bude pomáhať a prípadných dobrovoľníkov.

2.2 Reklamné aktivity počas eventu

Váš event môže byť skvelou príležitosťou pre rôzne marketingové aktivity, dajte si však pozor, aby vaši návštevníci nemali pocit, že podujatie organizujete iba kvôli tomuto účelu. Vnucovanie letákov a vizitiek pri odchode môže pôsobiť otravne a pokaziť celkový dojem z udalosti. Radšej im do rúk vložte nejaký milý a nečakaný darček.

TIP: Vhodný priestor je napríklad počas prezentácií, kedy môžete spomenúť novinky, informácie o vašom produkte alebo svoje publikum odkázať na webovú stránku.

2.2.1 Ako na zbieranie dát?

Ak od svojich návštevníkov plánujete získať osobné údaje a emailové adresy, skúste tak urobiť čo najprirodzenejším a nenásilným spôsobom. Vhodným spôsobom je napríklad súťaž priamo na mieste, o ktorej výsledku sa rozhodne na konci alebo po podujatí.

V niektorých prípadoch ich o údaje ako email môžete požiadať priamo a za účelom neskoršieho kontaktu, napríklad pri samotnom predstavení produktu alebo služby, ak ste všetko urobili dobre, radi vám ho dajú.

Pozor! Podľa najnovších nariadení Európskej únie, známych pod skratkou GDPR, potrebujete pre získanie a spracovanie osobných údajov súhlas danej osoby. Vždy si radšej overte aktuálne podmienky s odborníkmi.

2.2.2 Spätná väzba

Určite nezabudnite na získanie spätnej väzby od všetkých účastníkov, vrátane spíkrov, partnerov a podobne. Jednoduchý formulár priamo na mieste alebo jeho ekologickejšia online forma sú výborným spôsobom.

Jej využitie na získanie osobných údajov je na zváženie, pretože by to mohlo odradiť mnoho návštevníkov od zdieľania svojich pocitov a názorov. Spätná väzba je pre vás z pohľadu eventu omnoho cennejšia a preto to radšej rozdeľte.

3. Po evente

Veríme, že vám náš kompletný návod na organizáciu úspešného eventu pomohol a všetko prebehlo v poriadku. Teraz sa už môžete uvoľniť a začať reflektovať. K tomu vám účinne poslúži spätná väzba, spomínaná v predošlej časti.

Ukončením podujatia sa ešte nič nekončí, toto je niekoľko vecí, ktoré vás čakajú:

3.1 V prvom rade sa všetkým poďakujte

Okrem osobného poďakovania za účasť priamo na mieste sa môžete všetkým poďakovať aj v udalosti na Facebooku alebo prostredníctvom akejkoľvek možnosti a sociálnej sieti, ktorou ste so svojimi návštevníkmi komunikovali. Okrem návštevníkov sa môžete tiež poďakovať pekným darčekom aj hosťom a spíkrom.

3.2 Reporty a výstupy z eventu

Reporty a výstupy z uskutočneného eventu môžete v niektorých prípadoch potrebovať pre hostí a partnerov alebo zdroje financovania a propagácie. Okrem prehľadnej spätnej väzby vám však poslúžia aj v budúcnosti pri oslovovaní nových partnerov, hostí a sponzorov.

3.3 Poskytnite spätnú väzbu

Spätná väzba môže pochádzať aj od vás a ak je konštruktívna alebo pozitívna, určite sa jej vaši spíkri, školitelia a ostatní potešia. Je to tiež chvíľa pre ďalšiu komunikáciu s prenajímateľom priestoru, kedy si môžete vyjasniť prípadné problémy a ďalšiu spoluprácu.

3.4 Udržiavajte kontakt

Zdieľanie fotiek a videí z vášho podujatia je skvelou príležitosťou pre poďakovanie za účasť, pripomenutie sa a nadviazanie ďalšieho kontaktu. Po úspešnom evente by mala nasledovať aj reklamná kampaň, kedy môžete využiť získané kontakty pre vybudovanie vzťahu a nadviazanie na ďalší event.

3.5 Oddýchnite si a uvoľnite sa

V tomto momente máte už skutočne všetko za sebou a my dúfame, že všetko prebehlo v tom najlepšom poriadku. Doprajte si zaslúženú odmenu, pochváľte sa a vyložte si nohy na stôl. Odviedli ste výbornú prácu a váš ďalší event bude určite ešte legendárnejší!

4. Bonus na záver

Moderné technológie nám uľahčujú a spríjemňujú život vo viacerých oblastiach a ani v prípade eventov tomu nie je inak. Ako odmenu za prečítanie celého článku sme si pre vás pripravili tieto overené a obľúbené mobilné aplikácie a technologické tipy:

4.1 Aplikácie, ktoré sa hodia pri organizácii eventu/h3>

Sli.do

Sli.do už veľmi pravdepodobne viacerí poznáte. Jedná sa o úspešný slovenský startup, ktorý priniesol mobilnú aplikáciu, prostredníctvom ktorej môžu návštevníci počas udalosti klásť otázky a hlasovať za ne. Využití má však omnoho viac.

rabatt.events

Prostredníctvom rabatt.events získate pre svoj event optimalizovanú mikrostránku s personalizovaným dizajnom, môžete si tiež nastaviť maximálnu kapacitu podujatia. Všetky platby prebiehajú iba cez PayPal, teda sú maximálne bezpečné. Prihlásením sa do systému máte aktuálny prehľad o dátach, 24/7.

Toptableplanner

Toptableplanner je šikovná pomôcka plánovaní sedenia, ktorá má aj bezplatnú verziu.

4.2 Tech tipy

TheMedia

Jedná sa o aktiváciu značky - v tomto prípade pridajú návštevníci príspevok alebo komentár s hashtagom na niektorú zo sociálnych sietí a ten sa nakoniec zobrazí na veľkoplošnej obrazovke.

Fotobúdka

Zabavte svojich návštevníkov možnosťou zvečniť svoje spomienky na váš event a odfotiť sa vo fotobúdke.

Printka

Printka je šikovná tlačiareň, ktorú si môžete požičať pre instantnú tlač fotografií z Instagramu.